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中小企業(yè)選擇ERP“防坑”指南

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導讀:對于中國數量眾多的中小企業(yè)而言,在ERP系統應用方面需要進(jìn)一步加深對信息化應用的理解,需要更多地深入應用而非停滯于徘徊中,尤其是已經(jīng)進(jìn)入應用階段的企業(yè),更需要在長(cháng)期的實(shí)際應用中去挖掘系統的價(jià)值。


第一、分析和規劃自身企業(yè)信息化建設的需求。

車(chē)間管理在選擇ERP軟件之前,企業(yè)必須首先明確自己的需求,也就是企業(yè)實(shí)現信息化要解決什么問(wèn)題。當前,很多企業(yè)還是處在傳統的手工管理模式,還處在由計劃經(jīng)濟向市場(chǎng)經(jīng)濟轉換的過(guò)渡階段,企業(yè)管理有很多不足和缺陷。解決這些問(wèn)題,正是引進(jìn)ERP系統的主要目的。因此,企業(yè)在購買(mǎi)ERP軟件之前,必須對自身的管理進(jìn)行診斷和冷靜的思考。在對現狀進(jìn)行認真分析的基礎上,做好企業(yè)信息化建設的規劃,在規劃中確定管理信息系統建設的目標,系統涉及的范圍,要解決的關(guān)鍵問(wèn)題,系統建設的階段劃分和進(jìn)度要求,并對企業(yè)在現行條件下可投入的人力、物力、財力進(jìn)行可行性分析。

在此基礎上提出ERP軟件選型的需`求任務(wù)書(shū),提供給ERP服務(wù)提供商,作為軟件選型的依據。這種信息化建設的前期規劃是非常重要的,它將成為企業(yè)信息化建設全過(guò)程的指導性文件,是各階段實(shí)施工作的依據?!耙巹潯钡恼_性是非常重要的?!耙巹潯奔纫3忠欢ǖ南冗M(jìn)性,又要具有實(shí)用性。因此,“規劃”的編制是一件非常重要和嚴肅的事。企業(yè)決策層要領(lǐng)導和參與此事,車(chē)間管理并抽調各部門(mén)的領(lǐng)導和業(yè)務(wù)骨干及信息化技術(shù)人員組成專(zhuān)門(mén)小組。如果企業(yè)缺乏對ERP了解的人員,可以聘請社會(huì )上專(zhuān)業(yè)的IT咨詢(xún)專(zhuān)家參與此項工作。

第二、功能是否滿(mǎn)足企業(yè)自身需求。

在明確了企業(yè)的需求以后,使軟件的選擇有了依據。選擇的ERP軟件的功能與企業(yè)的需求相符合,是ERP軟件實(shí)施成功的關(guān)鍵因素。當前,在國內ERP軟件市場(chǎng)上,ERP商品化軟件種類(lèi)繁多,令人眼花繚亂。有些大型ERP軟件(特別是一些國外著(zhù)明的ERP軟件公司),具有強大的功能,能較好地適合各類(lèi)企業(yè)的需求。但是由于種種原因,不是所有的企業(yè)都能購買(mǎi)這些大型ERP軟件。

特別是占企業(yè)總數中絕大多數的中小企業(yè),由于規模小、財力有限等原因,只能在國內ERP市場(chǎng)上選擇那些中小型ERP軟件。這些軟件雖然都冠以ERP的牌號,但由于軟件開(kāi)發(fā)商的歷史、技術(shù)背景、應用的程度、投入的力度等的差別很大,軟件功能和性能上的差異也很大。因此,企業(yè)在選擇這些軟件時(shí),不能僅僅停留在表面上,被口頭上的宣傳所迷惑,要對軟件的功能結構進(jìn)行認真地研究和考查。

例如對制造業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō),首先要考慮軟件是否適合自己企業(yè)的生產(chǎn)類(lèi)型。大家都知道,制造業(yè)的生產(chǎn)類(lèi)型可分兩大類(lèi):離散制造業(yè)和流程制造業(yè)。在離散制造生產(chǎn)類(lèi)型中,又可分為三種類(lèi)型:多品種小批量生產(chǎn)、大批量流水生產(chǎn)、單件小批生產(chǎn)。這些不同的生產(chǎn)類(lèi)型有著(zhù)完全不同的生產(chǎn)模式(不同的生產(chǎn)流程、生產(chǎn)計劃方式、生產(chǎn)組織和控制方式等)。

對應不同生產(chǎn)類(lèi)型,ERP軟件將提供不同的生產(chǎn)管理解決方案相適應。多品種小批量生產(chǎn)類(lèi)型適用MRPII/ERP傳統的生產(chǎn)計劃與控制功能,既由主生產(chǎn)計劃(MPS)—物料需求計劃(MRP)—車(chē)間任務(wù)與作業(yè)管理組成的三級管理體系,生產(chǎn)管理系統的核心是物料需求計劃模塊,它將按零件提前期和相適應的批量準則,組織零部件的生產(chǎn)和采購。因此,這類(lèi)生產(chǎn)類(lèi)型的企業(yè)在購買(mǎi)ERP軟件時(shí),要仔細考察軟件是否具備以上提出的功能。特別是第三級計劃—車(chē)間生產(chǎn)作業(yè)(工序級)計劃的功能,由于其數學(xué)模型比較復雜,實(shí)施難度比較大。

有些軟件此模塊的功能比較弱,甚至有些軟件根本就沒(méi)有此功能;對于大批量流水生產(chǎn)類(lèi)型,在ERP軟件系統中,最適合的生產(chǎn)管理解決方案是MRP/JIT混合生產(chǎn)管理模式。在此方案中,零部件的生產(chǎn)準備計劃和原材料的采購計劃是由MPS—MRP系統去解決,而車(chē)間生產(chǎn)管理則采用按訂單拉動(dòng)的準時(shí)生產(chǎn)(JIT)管理系統來(lái)完成。JIT準時(shí)生產(chǎn)管理系統遵循市場(chǎng)和訂單拉動(dòng)機制,真正做到按需生產(chǎn)。JIT的計劃模式是按節拍生產(chǎn)的流水線(xiàn)生產(chǎn)計劃。

在當前市場(chǎng)上的一些中小型ERP軟件,JIT功能很弱,甚至缺乏此功能;對于單件和小批量生產(chǎn)類(lèi)型的企業(yè),一般是按客戶(hù)訂單來(lái)組織生產(chǎn),按訂單的要求制造或裝配,甚至是按客戶(hù)的要求進(jìn)行重新設計或改動(dòng)產(chǎn)品。這種生產(chǎn)類(lèi)型的關(guān)鍵是如何快速地按客戶(hù)的個(gè)性化需求生產(chǎn)出客戶(hù)需要的產(chǎn)品。為做到這一點(diǎn),要求ERP系統具有快速將客戶(hù)對產(chǎn)品的技術(shù)要求轉化為基礎制造數據的功能,自動(dòng)生成針對客戶(hù)訂單個(gè)性化要求的制造數據,如訂單產(chǎn)品結購數據(OBOM)和訂單工藝路線(xiàn)數據等。在ERP商品化軟件中,這些功能通常是由配置控制模塊完成的。也可采用與ERP緊密集成PDM軟件來(lái)完成。因此,這類(lèi)企業(yè)在購買(mǎi)ERP軟件前,要很好地研究著(zhù)些瓶頸問(wèn)題的解決方案,有針對性地考察ERP軟件。

綜上所述,要避免ERP軟件選擇方面的風(fēng)險,企業(yè)必須做好需求分析,找到自己的特點(diǎn)和關(guān)鍵問(wèn)題,做到心中有數。這樣才能有針對性地考察軟件,選準軟件,減少由于軟件與企業(yè)不匹配而造系統實(shí)施的失敗。

第三、考察并評估ERP的成熟度。

ERP軟件包是一個(gè)大型的、復雜的軟件,程序中的關(guān)聯(lián)錯綜復雜。任何一個(gè)軟件包都不可避免地存在著(zhù)缺陷和錯誤,只是程度的不同。企業(yè)應用ERP能否順利地取得成功,與ERP軟件的質(zhì)量和軟件的可靠性有很大的關(guān)系。因此,企業(yè)在選擇ERP軟件的時(shí)侯,要認真考慮該軟件是否成熟可靠,這是企業(yè)選擇ERP軟件的一個(gè)重要標準。

ERP是一個(gè)管理應用軟件,它的成熟度自然與它在企業(yè)實(shí)際應用的程度有關(guān)。ERP軟件在開(kāi)發(fā)成功以后,除了要經(jīng)過(guò)嚴格的試驗室測試以外,更重要的是要經(jīng)過(guò)在企業(yè)中的反復應用的過(guò)程中進(jìn)行不斷的磨練,通過(guò)對錯誤和缺陷的不斷修改和補充,使軟件的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗室測試通是常通過(guò)人為設計的程序和模擬數據進(jìn)行的,具有一定的局限定性。而在企業(yè)現場(chǎng)中的實(shí)際應用,軟件會(huì )經(jīng)受到大量的實(shí)際數據和復雜的業(yè)務(wù)流程的考驗,這是試驗室條件不能比擬的。所以,企業(yè)在選擇ERP軟件時(shí),必需考查該軟件公司的歷史和經(jīng)歷,考查該軟件包的形成和發(fā)展過(guò)程,以及應用的客戶(hù)數和應用效果的評價(jià),并且考查該軟件商軟件版本維護的機制。一般來(lái)講,通過(guò)大量客戶(hù)工程化考驗軟件的質(zhì)量和可靠性要高一些,企業(yè)要盡量避免成為不成熟產(chǎn)品的試驗場(chǎng)。

第四、考察服務(wù)提供商的實(shí)施經(jīng)驗和能力。

企業(yè)要想成功實(shí)施ERP系統,在選擇ERP服務(wù)提供商時(shí)除了要認真考察該公司提供的ERP軟件產(chǎn)品,還要重視對該公司實(shí)施ERP能力和經(jīng)驗的考察。由于ERP系統的復雜性,在實(shí)施的過(guò)程中牽涉面大,要比其它的應用軟件實(shí)施起來(lái)困難得多。

同時(shí),ERP系統涉及的新知識和新技術(shù)較多,特別對我國企業(yè)來(lái)說(shuō),ERP屬于新生事物,企業(yè)中缺乏ERP的專(zhuān)業(yè)人才。因此,在實(shí)施過(guò)程中需要ERP提供商在技術(shù)上的大力支持,特別是對ERP項目的組織和實(shí)施技術(shù)更為重要。為做到這一點(diǎn),大型的ERP供應商(特別是國外公司),一般都有若干專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)公司為該軟件做專(zhuān)門(mén)的咨詢(xún)和實(shí)施服務(wù),但對我國大多數的中小型ERP軟件公司來(lái)說(shuō)當前還做不到這一點(diǎn)。因此,要求這些公司不但提供ERP軟件產(chǎn)品還必須具有ERP咨詢(xún)和實(shí)施服務(wù)的能力。企業(yè)在尋找ERP建設的合作伙伴時(shí),不但要求其軟件好,要更關(guān)注該公司是否具備較強的咨詢(xún)和實(shí)施力量,還要考查該公司咨詢(xún)實(shí)施的經(jīng)歷和業(yè)績(jì)。

ERP系統的實(shí)施也可以說(shuō)是一種藝術(shù),管理咨詢(xún)和實(shí)施服務(wù)人員對ERP系統的經(jīng)驗和對企業(yè)現場(chǎng)管理的理解程度,對ERP實(shí)施有著(zhù)重要的影響。ERP是一個(gè)巨大的知識寶庫,如何把這些豐富的功能,結合企業(yè)管理現場(chǎng)的實(shí)際充分地加以運用起來(lái),就會(huì )取得可喜的效果。這正如醫生看病一樣,一個(gè)優(yōu)秀的醫生如果只有醫學(xué)理論知識是不夠的,還要有大量的臨床經(jīng)驗。醫生的經(jīng)驗越多,他為病人的診斷就越準確,治療方就案就越有針對性,治療效果就越好。同樣的道理,在ERP系統實(shí)施的過(guò)程中,只有具有豐富咨詢(xún)和實(shí)施經(jīng)驗的專(zhuān)家,才能為企業(yè)現行管理做出確切而中肯的診斷,才能提出優(yōu)秀的解決方案,才能成功地進(jìn)行系統實(shí)施。

因此,企業(yè)在選擇ERP合作伙伴時(shí),要特別重視對實(shí)施經(jīng)驗和效果的考查,要走訪(fǎng)該公司的成功和失敗的客戶(hù),多聽(tīng)聽(tīng)客戶(hù)的反映,吸取其成功的經(jīng)驗和總結失敗的教訓,保證ERP實(shí)施成功。

第五、ERP的選型就是選擇其實(shí)際功能。

由于我國ERP的開(kāi)發(fā)與應用還在初級階段,國內市場(chǎng)上銷(xiāo)售的ERP軟件產(chǎn)品在功能上和各功能解決問(wèn)題的深度上都有很大差別。一般來(lái)看,MRPII系統的傳統功能,如進(jìn)銷(xiāo)存、財務(wù)、生產(chǎn)等各軟件都比較完整。

但在新發(fā)展起來(lái)的一些ERP功能,如JIT、CRM、SCM、DSS等,或者缺乏,或者功能不完善。這可能是由于某些軟件商的開(kāi)發(fā)歷史較短,應用的經(jīng)驗不足;同時(shí),也由于ERP的這些新功能目前還缺乏通用的標準,這樣必然引起ERP軟件商在定義這些新功能時(shí)的混亂。因此,為企業(yè)選擇這些功能時(shí)造成很大困難。在選擇這些功能時(shí),不要只看表面,要看該模塊實(shí)際上能解決什么問(wèn)題,特別是能否解決企業(yè)需要解決的問(wèn)題。例如,決策支持是ERP系統“能動(dòng)性”功能之一。在傳統MRPII的決策是面向結構化問(wèn)題的決策,它所解決問(wèn)題的決策過(guò)程的環(huán)境和原則是能用明確的語(yǔ)言描述的。而在ERP中決策支持功能增加了新內容,它要求對企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中大量的非結構化和半結構化的決策問(wèn)題提供解決方案。如新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、投資決策、企業(yè)并購等決策。

為此,企業(yè)在選擇和評價(jià)ERP軟件的決策功能時(shí),不能只從該功能的表面上看,而首先要確認企業(yè)所需決策問(wèn)題的框架,進(jìn)而檢查軟件提供的決策功能能否解決這些問(wèn)題。其它的功能如JIT、CRM、SCM等在各ERP軟件提供的功能也存在很大差異,企業(yè)同樣要給予注意。但是,更重要的一點(diǎn),企業(yè)在考查這些軟件功能的時(shí)侯,千萬(wàn)不要忽視該軟件商實(shí)施這些軟件的經(jīng)驗和這些模塊應用的效果。有些服務(wù)提供商在功能清單上雖然也列出了這些模塊的介紹,但并沒(méi)有在客戶(hù)現場(chǎng)中應用,技術(shù)服務(wù)人員對這些模塊的理解還局限在概念上,對這些新興功能在企業(yè)現場(chǎng)應用缺乏實(shí)踐經(jīng)驗。這對該系統成功實(shí)施造成一定困難。

總結

因此,對于中國數量眾多的中小企業(yè)而言,在ERP系統應用方面需要進(jìn)一步加深對信息化應用的理解,需要更多地深入應用而非停滯于徘徊中,尤其是已經(jīng)進(jìn)入應用階段的企業(yè),更需要在長(cháng)期的實(shí)際應用中去挖掘系統的價(jià)值。此外,在ERP系統的選擇過(guò)程中,應該多學(xué)習國際經(jīng)驗,建立科學(xué)的產(chǎn)品選擇觀(guān)。

在實(shí)施ERP系統的選型的階段應該運用SWOT的分析方法進(jìn)行對企業(yè)自身的優(yōu)劣勢、面對外界的機遇挑戰進(jìn)行分析,通過(guò)對自身人員、制度、技術(shù)、資金、文化、實(shí)施前景等方面的詳盡的分析,形成科學(xué)的預測分析。這樣,才能夠盡可能多地避免面對以后企業(yè)實(shí)施ERP的過(guò)程中出現的各種困難,保證ERP的順利實(shí)施。


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